Lưu ngay cách chuẩn bị hồ sơ xác thực Mini App chuẩn chỉnh - Xét duyệt nhanh chóng!

Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ yêu cầu, chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ để quá trình xác minh diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và được duyệt ngay từ lần đầu.

1. Đảm bảo nộp đúng loại giấy tờ theo yêu cầu

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa Giấy xác nhận ngành nghề có mã ngành và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Đây là hai loại giấy tờ khác nhau và được sử dụng cho mục đích xác thực khác nhau:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Là giấy phép do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp, ghi nhận các thông tin cơ bản về doanh nghiệp như mã số doanh nghiệp, tên công ty, địa chỉ, vốn điều lệ, người đại diện pháp luật.

Theo quy định xác thực của nền tảng, loại giấy tờ này thường sử dụng trong bước xác thực chủ sở hữu Mini App.

• Giấy xác nhận ngành nghề: Là tài liệu chứa thông tin chi tiết các mã ngành doanh nghiệp được phép kinh doanh, theo quy định của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Theo quy định xác thực của nền tảng, loại giấy tờ này được dùng trong bước xác thực tài liệu Mini App, nhằm chứng minh rằng doanh nghiệp đủ điều kiện pháp lý để kinh doanh các sản phẩm hoặc dịch vụ theo danh mục đã khai báo.

Trong trường hợp, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (của Hộ kinh doanh) hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (của Công ty TNHH MTV) đã bao gồm đầy đủ thông tin về ngành nghề kinh doanh kèm theo mã ngành chi tiết thì doanh nghiệp có thể sử dụng giấy này thay cho giấy xác nhận ngành nghề kinh doanh khi xác thực tài liệu trên Mini App.

Sau đó, tải lên theo đúng mục tài liệu tương ứng theo yêu cầu của từng loại hình hoặc danh mục trong hệ thống để đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận và xét duyệt chính xác, tránh nhầm lẫn trong quá trình kiểm tra.

💡 Hướng dẫn tra cứu thông tin doanh nghiệp Trực Tuyến

Trong trường hợp bạn không lưu trữ bản cứng, bạn hoàn toàn có thể tra cứu và sử dụng kết quả từ Cổng thông tin Quốc gia về Đăng ký Doanh nghiệp để hoàn thiện hồ sơ xác thực.

Hướng dẫn tra cứu thông tin ngành nghề của doanh nghiệp:

Bước 1: Truy cập https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
Bước 2: Nhập mã số thuế / mã số doanh nghiệp hoặc tên doanh nghiệp vào ô tìm kiếm.
Bước 3: Chọn kết quả phù hợp trong danh sách được hệ thống gợi ý.
Bước 4: Chụp lại tất cả thông tin doanh nghiệp có trên trang, và lưu về 1 file để nộp

Lưu ý:

• Chỉ chọn công ty từ danh sách gợi ý, không nhấn biểu tượng “Kính lúp” tìm kiếm.
• Kiểm tra kỹ thông tin để đảm bảo đúng doanh nghiệp của bạn

2. Chọn đúng và đủ ngành nghề kinh doanh

Việc chọn sai hoặc thiếu ngành nghề kinh doanh có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc ảnh hưởng đến hoạt động Mini App sau này, như bị tắt tìm kiếm và buộc doanh nghiệp phải bổ sung lại các giấy tờ hợp lệ.  
Doanh nghiệp nên:

• Chọn ngành nghề chính phù hợp với mục tiêu hoạt động chính của Mini App.
• Chọn một hoặc nhiều ngành nghề phụ nếu Mini App có nhiều tính năng hoặc nhóm sản phẩm khác nhau.
• Tham khảo danh mục ngành nghề chính và phụ được quy định chi tiết tại:
  👉 Danh mục ngành nghề Mini App

Nếu bạn chưa chắc chắn nên chọn danh mục nào, hãy đối chiếu thông tin trên Giấy Xác nhận ngành nghề của doanh nghiệp với hoạt động kinh doanh Mini App để chọn đúng nhóm ngành tương ứng. Điều này giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh hơn và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

3. Nộp giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp

Các giấy tờ tự công bố, tài liệu không dấu mộc hoặc chưa được xác thực bởi cơ quan có thẩm quyền sẽ không được chấp nhận.
Để tránh mất thời gian, doanh nghiệp cần:

• Nộp bản có dấu mộc, chữ ký, hoặc chứng thực của cơ quan có thẩm quyền.
• Đảm bảo giấy tờ còn hiệu lực pháp lý.
• Kiểm tra rõ ràng thông tin: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, ngành nghề

Trường hợp doanh nghiệp hoạt động với vai trò là nhà phân phối hoặc đại lý, cần cung cấp thêm tài liệu chứng minh quyền kinh doanh hợp pháp đối với sản phẩm/thương hiệu:

• Giấy ủy quyền/Hợp đồng phân phối: Phải được ký kết hợp pháp, có đầy đủ chữ ký và dấu mộc (hoặc xác thực điện tử) của cả hai bên.

Việc cung cấp đầy đủ các tài liệu này (có giá trị pháp lý tương đương) giúp nền tảng xác minh tính hợp pháp của quyền phân phối, từ đó tối ưu hóa tốc độ xét duyệt hồ sơ của bạn.

4. Đảm bảo giấy tờ rõ nét và đầy đủ

Chất lượng bản scan/chụp ảnh tài liệu ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ xét duyệt.

• Chất lượng hình ảnh: Đảm bảo giấy tờ được scan/chụp rõ nét, không bị mờ, không bị cắt góc và nhìn rõ các thông tin, dấu mộc, chữ ký.
• Đầy đủ trang: Nếu một loại giấy tờ (ví dụ: GCNĐKDN) có nhiều hơn một trang, hãy đảm bảo tất cả các trang đã được chụp/scan đầy đủ.
• Gộp các ảnh chụp cùng loại giấy tờ vào chung một file PDF.

Mẹo: Gộp Nhiều Ảnh Tài Liệu Vào Một File Duy Nhất

Để đồng bộ và dễ quản lý, bạn nên gộp các ảnh liên quan của cùng 1 loại tài liệu vào chung một file duy nhất (nên là định dạng PDF):

1. Trên máy tính (Windows): Chọn tất cả các ảnh liên quan > Nhấn chuột phải và chọn Print (In) > Tại mục Printer (Máy in), chọn Microsoft Print to PDF > Nhấn Print (In) và lưu lại thành file PDF.
2. Trực tuyến/Ứng dụng: Bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến miễn phí như Smallpdf, iLovePDF (tìm kiếm với từ khóa "gộp ảnh thành PDF") hoặc các ứng dụng văn phòng trên điện thoại (như Microsoft Office/CamScanner) để thực hiện thao tác này một cách dễ dàng.

Đặt Tên File Chuyên Nghiệp

Cuối cùng, hãy đặt tên file một cách rõ ràng và đồng bộ theo tên tài liệu để thuận tiện cho việc đối chiếu, ví dụ:

• Nên tránh: Anh_1.jpg, Scan0001.pdf
• Nên thực hiện: Giay_Chung_Nhan_Dang_Ky_Doanh_Nghiep.pdf, Giay_Xac_Nhan_Nganh_Nghe_ABC.pdf

Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, chính xác theo hướng dẫn này sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian và nhanh chóng đi vào hoạt động kinh doanh trên nền tảng. Chúc doanh nghiệp của bạn thành công!